「知らない間に時間が過ぎてしまっている！」を減らそう
高校や大学を卒業して働き始めたばかりのあなた！！悩んでいませんか？
気づけば時間が過ぎてしまっていて、周りの人たちは仕事を終えて帰ろうとしている
自分だけ仕事が遅いのか？と思ってしまう瞬間がありますよね。
それは、「ちょっとした仕事術」を知っているか知らないかの違いです。
私も学校の先生として働き始めた頃は、授業の準備、保護者への連絡、事務仕事、ブログの更新・・・
たくさんしないといけないことがあり同じような悩みを持っていました。
もっと早く、今の自分が知っている仕事術を知っていれば、こんな悩みを抱えることはなかったと思っています。同じような悩みを抱えているあなたの役に立てればと思い「ちょこっと仕事術」について解説していきます。
仕事を始めたばかりの「あなた」にもできる仕事術５選！
- 机の上を整理整頓する
- パソコンの付箋機能を使う
- 1分でできる仕事は、今すぐに行う
- 残りの時間でできそうな仕事をする
- ショートカットキーを使う
机の上の整理整頓をする
あなたの机の上は、整理整頓されていますか？帰る前に机にあるものを片づけることで、次の日の仕事がはかどります。
会議から戻ってくると自分の机の上にはたくさんの書類が置かれていたりします。それをほっておくと机の上はとんでもないことになります。
よくあるのが必要なものがすぐに出てこず、探すのに時間をかけてしまい時間をとられる
１０年以上働いていますが、仕事が早い人のデスクはどんな時もきれいです。主観ですが、これは絶対です。
ちょっとしたことですが、毎日の積み重ねが大きな時間の節約になっています！明日から始めていきましょう。
パソコンの付箋機能を使う
WindowsにもMacにも標準装備として付箋機能が搭載されています。それぞれ以下のように表示されています。
Windows → 「付箋」
Mac → 「スティキーズ」
これらの良いところは、紙の付箋だと飛んでいったり、剥がれてなくなったりしますが、それがありません。大きさや色も自由に選べ、自分がすべき仕事を視覚的に分かりやすくすることができます。何をすべきかが一目瞭然なので、すごくおすすめです！
【Windowsの付箋機能の起動方法】
スタートボタンをクリックし、アプリ一覧の項目に「付箋」があります。それを選択します。
【Macの付箋機能の起動方法】
デスクトップ画面の［Finder］のアイコンをクリックし、［アプリケーション］を選びます。その中の［スティッキーズ］を選びます。
1分でできる仕事は、今すぐに行う
付箋機能を使って、やるべき仕事をメモしていくのが基本ですが、次の場合に当てはまる時は、付箋に残さずにすぐにやってしまいましょう。
それは、「１分以内にできる仕事」です。
例えば、すぐに読み終える書類に目を通す。簡単なアンケートに答えるなどです。業種によって１分以内にできる仕事は違いますが、このルールを使うだけで自分の中で判断基準ができます。それが仕事がはかどるきっかけとなるのが良いところです。
判断に時間がかかるというのも、仕事に時間がかかってしまう要因の１つです。自分の中で、今すぐにすべきか、後にすべきかの判断基準があると仕事も楽に取り組むことができます。是非、このルールを使ってやってみてください。
残りの時間でできそうな仕事をする
人によって同じ仕事でも、かかる時間は異なります。一番重要なのは、自分がその仕事にどれぐらい時間を要するのかを知っていることです。
それが分かるようになってくると、どの仕事が残りの時間でできそうかなと選ぶことができます。
「休憩まであと１０分・・・」
「何しようかな、何ができるかな・・・」
そうこうしている間に時間がたってしまったり、考えるのが面倒になり何もせず時間を使ってしまいます。
そうした間の時間に、無理なくできる仕事をすることで気づけば仕事ははけていきます。
時間感覚が身についていなかった私も付箋に書き出してある仕事をスマホのタイマーを使って計りました。
それぞれの仕事がどれだけ時間を要しているのかが分かってくると
「あと１５分かぁー」
「じゃあ、これなら１０分ぐらいでできる仕事だからやっとこー！！」
となり、負担なく終わらせることができます。どこかもうけた気分すらなります。
１つポイントがあり、１５分のところに１５分の仕事を入れないことです。
そうなるとやらなければという義務感になり、気持ちが疲れます。無理のないように１５分なら１０分ぐらいでできる仕事を入れるのが無理なくでき、気持ちよく仕事をすることができます。一度試してみてください！仕事が楽しくなってきますよ。
ショートカットキーを使う
パソコンを使った仕事の場合、これは覚えておいて損はないです。
文章をコピーし、貼り付けたい時にマウスを使うのではなく、ショートカットキーを使うとキーボードでできるのですごく簡単にできます。
ショートカットキーは、たくさんあるので特に使える３つを今回は紹介したいと思います。
コピー
Ctrl + C
選択した文章や画像をコピーするときに、とても便利です
ペースト（貼り付け）
Ctrl + V
マウスを持つ手間がないので、これは一番使えるショートカットキーですよ
切り取り
Ctrl + X
選択した文章や画像をワンタッチで切り取ることができて便利！
印刷する
Ctrl + P
たまにどうやって印刷するの？と思う時でも、これを使えば印刷画面がでてくるよ！
それでも仕事が終わらない時の「考え方」と「とるべき行動」
ここまで紹介してきたことは、確かにすぐに使えて便利ですが、本質的でないので根本的な解決にはいたらないことに、私もある時に気づきました。
一番大事なのは、「考え方」と「とるべき行動」です。
仕事に追われて大変という人の多くは、能力が低いわけではなく、むしろ能力が高い人だと思います。
それゆえ、たくさんの仕事があなたに舞い込んできているだけです。
そこで、おすすめする考え方の１つが、
「８０点でいい！」
仕事は、１００点満点になるまですべきという考えだと、どの仕事に対しても全力投球になってしまい、心身ともに疲れてしまいます。
合格点となる８０点をクリアしていれば、ほとんどの人は、何も言いません。むしろ、許さないのは自分自身なのではないでしょうか。
もちろん、自分が力を入れたい仕事は１００点を目指すのが良いと思います。自分の時間や労力も限りあるものだと知り、それをどのように使うかが「いい仕事」をする上で大切だと思います。
２つ目の、おすすめする「とるべき行動」は、
「周りを頼る」
特に、仕事を始めたばかりだと、自分で頑張らなければという思いが強くなりがちです。
もちろん、自分で頑張ることも大事ですが、それでは限界があります。
そして何より、周りに頼ることができる人は、周りからも頼られ、より協力して仕事を行うことができます。
私自身、人に頼るのが苦手で最初は、自分でこなしてしまうことが多かったです。
だから、人に頼ることができない私ができる仕事の量や質も、人に頼ることができる人に比べると劣っていました。
そして人を頼ることができるようになってからは、人に対して”優しく”なることができました。自分の弱いところやできないことを知り、認めることができるからです。
なので、肩を張らずに一度、人に頼ることをおすすめします。それが、仕事を楽しくする秘訣の１つだと思うからです。
まとめ
明日からでも、すぐに使える仕事術を５つ紹介しました。
- 机の上を整理整頓する
- パソコンの付箋機能を使う
- 1分でできる仕事は、今すぐに行う
- 残りの時間でできそうな仕事をする
- ショートカットキーを使う
そして、仕事術だけでなく、仕事に対する考え方やとるべき行動についても紹介しました。
「８０点でいい！」
「周りを頼る」
あなたの仕事が少しでも楽に、そして、楽しくなるように応援しています！
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